COMPLIANCE REMINDER SYSTEM BERBASIS WEB MENGGUNAKAN NOTIFIKASI EMAIL DI PT KOMATSU UNDERCARRIAGE INDONESIA

Abstract

PT Komatsu Undercarriage Indonesia (KUI) merupakan salah satu anak perusahaan dari Komatsu Limited, Jepang yang memproduksi berbagai macam alat berat. Information and Communication Technology (ICT) termasuk salah satu department di PT Komatsu Undercarriage Indonesia (KUI) yang berperan penting dalam meningkatkan sistem dan teknologi di perusahaan. Salah satu perilaku bisnis Komatsu adalah memastikan patuh terhadap peraturan. Saat ini di PT Komatsu Undercarriage Indonesia (KUI) terdapat lebih dari 500 dokumen diantaranya yaitu perjanjian, regulasi, perizinan, dan prosedur. Dokumen-dokumen tersebut memiliki masa berlaku yang berbeda-beda. Hal ini menjadi penting dan perlu diperhatikan, karena bertujuan untuk kelancaran operasional perusahaan. Dokumen-dokumen tersebut wajib diperbarui sesuai dengan masa berlakunya. Kondisi saat ini masih ada beberapa dokumen yang terlambat diperbarui hingga masa berlakunya sudah berakhir, hal ini terjadi karena prosesnya masih dilakukan secara manual. Proyek ini bertujuan untuk mengelola dokumen-dokumen di PT Komatsu Undercarriage Indonesia (KUI) agar patuh terhadap peraturan, dengan menciptakan aplikasi Compliance Reminder System

berbasis website. Sistem ini akan mengirimkan notifikasi berupa email kepada masing- masing PIC (Person In Charge) apabila masa berlaku dokumen akan berakhir,

notifikasi dikirimkan secara berjenjang dari staf sampai general manager. Hasil dari proyek ini adalah dengan adanya aplikasi Compliance Reminder System berbasis website, semua dokumen di PT Komatsu Undercarriage Indonesia (KUI) patuh terhadap peraturan sehingga tidak ada yang terlambat diperbarui sesuai dengan masa berlakunya.