Abstract:
PT Komatsu Undercarriage Indonesia (KUI) merupakan salah satu anak perusahaan
dari Komatsu Limited, Jepang yang memproduksi berbagai macam alat berat.
Information and Communication Technology (ICT) termasuk salah satu department di
PT Komatsu Undercarriage Indonesia (KUI) yang berperan penting dalam
meningkatkan sistem dan teknologi di perusahaan. Salah satu perilaku bisnis Komatsu
adalah memastikan patuh terhadap peraturan. Saat ini di PT Komatsu Undercarriage
Indonesia (KUI) terdapat lebih dari 500 dokumen diantaranya yaitu perjanjian,
regulasi, perizinan, dan prosedur. Dokumen-dokumen tersebut memiliki masa berlaku
yang berbeda-beda. Hal ini menjadi penting dan perlu diperhatikan, karena bertujuan
untuk kelancaran operasional perusahaan. Dokumen-dokumen tersebut wajib
diperbarui sesuai dengan masa berlakunya. Kondisi saat ini masih ada beberapa
dokumen yang terlambat diperbarui hingga masa berlakunya sudah berakhir, hal ini
terjadi karena prosesnya masih dilakukan secara manual. Proyek ini bertujuan untuk
mengelola dokumen-dokumen di PT Komatsu Undercarriage Indonesia (KUI) agar
patuh terhadap peraturan, dengan menciptakan aplikasi Compliance Reminder System
berbasis website. Sistem ini akan mengirimkan notifikasi berupa email kepada masing-
masing PIC (Person In Charge) apabila masa berlaku dokumen akan berakhir,
notifikasi dikirimkan secara berjenjang dari staf sampai general manager. Hasil dari
proyek ini adalah dengan adanya aplikasi Compliance Reminder System berbasis
website, semua dokumen di PT Komatsu Undercarriage Indonesia (KUI) patuh
terhadap peraturan sehingga tidak ada yang terlambat diperbarui sesuai dengan masa
berlakunya.
